Förändrade arbetssätt till följd av förlikningsavtal

2011-11-01

Sedan Östersunds kommun under våren 2011 ingick ett förlikningsavtal på 1,5 miljoner med ett byggtjänstföretag arbetar kommunen nu aktivt med att lyfta frågor kring avtalsupphandling på alla nivåer samt att förbättra rutiner kring diarieföring.

Bakgrunden till förlikningsavtalet är att det är oklart om kommunen har följt det ramavtal som ingåtts med byggföretaget gällande fastighetsunderhåll. På grund av bristande dokumentation och diarieföring kan kommunen inte heller visa i vilken omfattning avtalet har följts. Byggtjänstföretaget anser sig ha gått miste om avtalade arbeten. Efter förhandlingar har Östersunds kommun och byggtjänstföretaget enats om ett skadestånd på 1,5 miljoner kronor. Skadeståndet är endast ett uppskattat belopp. Detta i samband med kritik från Justitieombudsmannen gjorde att kommunen beslutade att se över rutinerna.

Förändrade rutiner

Upphandlingar ingår i internkontorollen. Det innebär att vi en gång per år ser över hur vi genomför upphandlingar samt säkerställer att de avtal vi har också efterlevs. Möjlighet till stickprovskontroller på enskilda större investeringsobjekt.
Vi har en ständig dialog kring vikten av säkra rutiner när det gäller diarieföring. Frågan är återkommande vid till exempel samverkansträffar.
Kommunens egna revisorer jobbar kontinuerligt med att se att våra avtal efterlevs.
Endast skriftlig dokumentation vid frågor om tjänster som behöver utföras enligt ramavtal.
Närmare samarbete mellan registrator och handläggare.

Dessutom har det gjorts specifika utbildningsinsatser gällande regler om skyndsam hantering av utlämnande av handlingar, upphandlingsregler och farliga förmåner.

För mer information:
Bengt Marsh, kommundirektör, 070-3295599

Tipsa någon om denna artikel