Upphandling

Här kan du ta del av upphandlingar, vad du behöver göra för att lämna ett anbud, lagar och regler som styr och hur arbetet går till.

Östersunds kommun köper varor, tjänster och byggentreprenader för cirka 900 miljoner kronor varje år. Upphandlingskontoret är kommunens upphandlingsenhet som genomför upphandlingar och svarar på frågor om upphandling på uppdrag av kommunens förvaltningar. Förvaltningarna genomför en stor del av kommunens upphandlingar själva.

Vill du lägga ett anbud?

Som leverantör lämnar du anbud på kommunens upphandlingar elektroniskt direkt via systemet Visma Tendsign. Tendsign hjälper dig så att alla frågor i förfrågningsunderlaget är rätt ifyllda när du skickar in ditt anbud.

För att få tillgång till systemet krävs en inloggning. Du får användarnamn och lösenord genom att registrera dig på www.tendsign.comlänk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster. Det är kostnadsfritt för dig som leverantör att använda systemet och att lämna anbud. Du får direkt tillgång till systemet när du är klar med din registrering.

Har ni frågor eller behöver support kring hanteringen av systemet går det bra att kontakta Tendsigns support på 0771-440 200 vardagar 07.00 – 17.00.

Här följer också en kort instruktionsfilm som beskriver hur du lämnar ett elektroniskt anbud på en upphandling.

Upphandlingsprocessen

  1. Årsplanering i uppdragsgruppen.
  2. Upphandlingsuppdraget inkommer.
  3. Upphandlingsuppdraget delas ut och kontakt tas med beställare inom en vecka.
  4. Tidsplan för framtagning av förfrågningsunderlag bestäms. Mötesdatum bokas. Beställare svarar för kravspecifikationen och upphandlaren för övriga delar av förfrågningsunderlaget.
  5. 2-4 dagar kvalitetssäkring.
  6. Annons.
  7. 4-8 veckor anbudstid.
  8. Anbudsöppning.
  9. 1-2 veckor utvärdering av upphandlare i samråd med beställare.
  10. Förslag till beslut.
  11. 2-4 dagar kvalitetssäkring.
  12. Tilldelningsbeslut.
  13. 12 dagar tidsfrist.
  14. Avtal.
  15. Eventuell efterannons.

Upphandlingssamverkan i Jämtlands län

Samtliga kommuner i Jämtlands län samarbetar inom upphandling via ett gemensamt upphandlingskontor. Upphandlingskontoret finns i Östersund och upphandlar varor och tjänster som de samverkande kommunerna har behov av. Kontoret styrs politiskt via Gemensam nämnd för upphandlingssamverkan (GNU).

Upphandlingskontoret gör även upphandlingar på uppdrag. Det kan vara varor och tjänster som är specifika för någon förvaltning inom någon av kommunerna eller av samverkande kommunala bolag och förbund.

Samverkande kommunala bolag och förbund

  • Härjegårdar Fastighets AB
  • Jämtlands Gymnasieförbund
  • Jämtlands Räddningstjänstförbund
  • Krokomsbostäder AB
  • Jamtli – länsmuseum i Jämtlands län

Kvalitetssäkring

I Östersunds kommun sker upphandlingar på flera olika håll i organisationen. Förutom på Upphandlingskontoret görs många upphandlingar av Teknisk förvaltning, Kommunledningsförvaltningen och Vård- och omsorgsförvaltningen.

Oavsett vilken förvaltning som genomför upphandlingen ska förfrågningsunderlaget kvalitetssäkras av Upphandlingskontoret innan annonsering får ske. Likaså ska även utvärderingen kvalitetssäkras av Upphandlingskontoret innan tilldelningsbeslut får skickas ut.

Avsikten med dessa rutiner är att kommunen i en decentraliserad organisation vill hålla en hög kvalitet på de upphandlingar som genomförs, till nytta för såväl kommunen som de leverantörer som lämnar anbud till oss.

Köptrohet

Köptrohet är ett mått som beskriver till vilken grad vi nyttjar de avtal vi tecknat med våra leverantörer. Köptroheten uttrycks i procent av det totala fakturerade beloppet. Exempelvis betyder 97 % att endast tre procent är köp som borde ha gjorts hos leverantörerna med avtal.

Målet är att köptroheten ska vara snitt 95 % sett till hela kommunens inköp. Vid de senaste kontrollerna har värdet legat mellan 96 till 98 %. Mätning sker per förvaltning tre gånger per år. Vid varje mätning slumpas en månad fram och samtliga fakturor kontrolleras. Kommunen har ett egenutvecklat system för att genomföra kontrollerna.

Sidan uppdaterad 2016-09-16