Myndighetsenheten - kvalitetsuppföljning

Verksamhetens uppdrag

Myndighetsenhetenslänk till annan webbplats verksamhet innefattar huvudsakligen myndighetsutövning enligt socialtjänstlagen (SoL) och lagen om särskilt stöd och service för vissa funktionshindrade (LSS) för Vård- och omsorgsnämndens målgrupper. Enhetens handläggare fattar beslut om olika former av stöd för medborgare som vistas i kommunen eller avser att flytta permanent till kommunen.

De lagar som framförallt styr verksamheten är socialtjänstlagen (SoL), lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS), kommunallagen och förvaltningslagen. Myndighetsenheten har även en uppdragsbeskrivning med tillhörande kvalitetskrav. Enhetens kvalitet granskas av en extern part vart tredje år.

Medborgarnas behov av stöd

Under detta avsnitt redovisas hur utvecklingen av medborgarnas behov av stöd sett ut under den senaste femårsperioden i jämförelse med andra kommuner. Uppgifterna är antingen hämtade från kommun- och landstingsdatabasen (Kolada) eller baserade på interna beräkningar.

Andelen personer som är 65 år eller äldre som är beviljade hemtjänst har legat stabilt på cirka 10 % under den senaste femårsperioden. Genomsnittet för riket har under motsvarande period varit cirka 8 % (Källa: Kolada).

Det genomsnittliga antalet hemtjänsttimmar per person har under aktuell tidsperiod varit högre än riket, 38 timmar per månad jämfört med 33 timmar för riket i genomsnitt (Källa: Kolada). Antalet hemtjänsttimmar bestäms av fastställda schablontider som är kopplade till de insatser som biståndshandläggaren beviljar.

När det gäller andelen personer som är 65 år eller äldre som bor på särskilt boende har sifforna också varit stabila under den senaste femårsperioden och är jämförbara med övriga riket - cirka 4 % (Källa: Kolada).

Medborgare under 65 år som har insatser enligt SoL saknas det uppgifter om i Kolada.

Andelen personer i befolkningen som är beviljade LSS-insatser har ökat över lång tid i Östersunds kommun och var 1,21 % av befolkningen år 2017. Motsvarande andel i riket som helhet var samma år 0,74 % (Källa: Kolada). Det finns dock en viktig skillnad mellan kommunerna i Jämtlands län och övriga kommuner i landet när det gäller att LSS-insatsen Råd och stöd. I övriga län ligger ansvaret för Råd och stöd hos landsting/region, medan ansvaret i vårt län finns hos respektive kommun. Det kan i viss utsträckning förklara skillnaden i statistikuppgifterna.

Antalet medborgare som bor på LSS-bostad har ökat med 15–30 personer per år i Östersunds kommun sedan 2010 och är för närvarande cirka 500 personer. I jämförelser med riket som helhet och liknande kommuner är det en stor andel av medborgarna i Östersund som har denna insats. Inom Vård- och omsorgsförvaltningen pågår ett arbete för att utveckla insatsen boendestöd enligt SoL som ett alternativ till insatsen LSS-bostad.

Handläggning

Under detta avsnitt redovisas antalet beslut som Myndighetsenheten fattat under senare år, antal ärenden per handläggare samt genomsnittlig handläggningstid per ärende. Uppgifterna är antingen hämtade från kommun- och landstingsdatabasen (Kolada) eller baserade på interna beräkningar.

Antal beslut enligt SoL och LSS

Under ett år är det cirka 600 personer som beviljats någon form av insats enligt SoL för första gången (intern beräkning). Motsvarande uppgift för beslut enligt LSS saknas.

Det totala antalet beslut under 2017–2018 presenteras i tabellen nedan (Källa: Verksamhetssystemet Procapita)

Antal beslut enligt SoL och LSS 2017-2018

Beslut

2017

2018

Bifall SoL

5540

5720

Avslag SoL

19

37

Bifall LSS

274

271

Avslag LSS

48

53

Totalt antal

5881

6081

Under året överklagades 22 beslut inom SoL och LSS samt 3 avgiftsbeslut.

Antal ärenden per handläggare

Myndighetsenhetens egna beräkningar visar att antalet ärenden per handläggare inom respektive lagrum under 2018 var 166 (SoL - hemtjänst och särskilt boende), 94 (SoL - boendestöd) och 151 (LSS). Antalet ärenden per handläggare har minskat under senare år och är nu jämförbart med andra kommuner.

Det finns en påtaglig skillnad i antal ärenden mellan de interna beräkningarna och de statistikuppgifter som redovisas i Kolada. Under 2019 kommer därför ett arbete ske för att kvalitetssäkra statistiken för antalet ärenden.

Genomsnittlig handläggningstid

I Myndighetsenhetens uppdragsbeskrivning finns det riktlinjer för vad som anses vara rimliga tider för handläggning av ärenden enligt SoL respektive LSS. Riktlinjerna ska användas som ett riktmärke då omständigheterna i det individuella ärendet kan påverka den tid (mer eller mindre) som krävs för en korrekt handläggning av ärendet. I det fall enheten bedömer att avgörande i ett ärende som har inletts kommer att bli väsentligt försenat ska medborgaren underrättas om det och få en förklaring till  förseningen. 

Handläggning enligt SoL

Enligt 11 kap. 1§ SoL ska socialnämnden utan dröjsmål inleda en utredning utifrån sådant som nämnden har fått kännedom om och som kan föranleda någon åtgärd. Det kan exempelvis vara genom en ansökan eller en anmälan.

Nedanstående tabell visar vad Vård- och omsorgsförvaltningen menar med en rimlig tid för handläggning av ärenden enligt SoL.

Typ av ärende

Personlig kontakt med den enskilde*

Skriftligt beslut till den enskilde

Akuta ärenden

Omgående/1 dag

Inom 2 veckor

Icke akuta ärenden

Inom 2 veckor

Inom 2 veckor

Sjukhusvistelse

Innan utskrivning

Inom 1 vecka

Särskilt boende

Inom 2 veckor

Inom 4 veckor

Handläggning enligt LSS

Utredningar enligt LSS styrs av bestämmelserna i förvaltningslagen 9§.

Nedanstående tabell visar vad Vård- och omsorgsförvaltningen menar med en rimlig tid för handläggning av ärenden enligt LSS.

Typ av ärende

Personlig kontakt med den enskilde*

Skriftligt beslut till den enskilde

LSS-insatser enligt 9§ LSS

Inom en månad

Inom 3 månader

*Personlig kontakt kan ske genom fysiskt möte, telefon, Skype, mejl eller sms.

Sett till landets samtliga kommuner har den genomsnittliga utredningstiden från ansökan till beslut om LSS-insats (alla insatser) varit cirka 45 dagar under åren 2013-2018 . I Östersund har utredningstiden under tidigare år varit betydligt kortare än genomsnittet. Senaste åren har utredningstiden ökat och var under åren 2017 - 2018 cirka 50 dagar.

Det saknas i nuläget tillförlitliga statistikuppgifter för genomsnittlig utredningstid av SoL-insatser.

Individens behov i centrum (IBIC)

Under åren 2017–2018 har ett nytt verktyg för handläggning, utförande och dokumentation införts inom Vård- och omsorgsnämndens verksamheter. Verktyget kallas ”Individens behov i centrum” (IBIC) och är en nationell modell för socialtjänsten som Socialstyrelsen tagit fram för kommunernas räkning.

Modellen används vid kartläggning av medborgarnas behov och utgår från den enskildes resurser, svårigheter och behov inom olika livsområden. Den stödjer delaktighet, individuella mål och ett rehabiliterande arbetssätt men även en rättssäker och likvärdig dokumentation i hela kedjan – från handläggning till utförande och uppföljning.

Nöjdhet

I Socialstyrelsens årliga undersökning ”Vad tycker de äldre om äldreomsorgen” för personer som är beviljade hemtjänst ingår frågan ”Är handläggarnas beslut anpassat efter dina behov? Andelen som svarar Ja på frågan har varit relativt stabil över tid och 2018 var det 75% av de tillfrågade medborgarna i Östersunds kommun som svarade Ja jämfört med 72% för riket som helhet.

Myndighetsenheten har under 2018 inte genomfört någon egen övergripande uppföljning av medborgarnas nöjdhet vad gäller handläggning och beslut enligt socialtjänstlagen (SoL) eller lagen om stöd och service för vissa funktionshindrade (LSS). Orsaken var att det våren 2018 beslutades att det skulle göras en översyn av förvaltningens olika enkäter. Inför Kvalitetsrapport 2019 är kommer enheten göra en enkätuppföljning.

En uppföljning av nöjdhet kopplat till handläggning i samband med utskrivning från sjukhus har däremot gjorts under 2018. Resultatet var genomgående positivt både utifrån medborgarens och anhörigas perspektiv. Sammantaget upplevs planeringen inför utskrivning bidra till att skapa trygghet inför hemgång.

Här kan du ta del av svaren från 2018 års enkät och jämförelser med tidigare års enkäterPDF

Risker och avvikelser

Under året har 8 avvikelser rapporterats. Majoriteten handlar om brister i kommunikation, information och samverkan.

Under året har 5 synpunkter rapporterats. Dessa gäller framförallt bemötande.

Granskning Kommunlex

Under 2018 har företaget KommunLex AB granskat Myndighetsenhetens verksamhet på uppdrag av förvaltningschef VOF. Uppdraget var att granska om enheten uppfyller ett urval av de kvalitetskrav som finns fastställda för enheten. Resultatet ger en god bild av hur väl Myndighetsenhetens uppfyller kraven i socialtjänstens regelverk och hur rättspraxis följs vid bedömning av medborgarens behov av sökta insatser. Hur vi följer rättspraxis ger ett underlag vid jämförelse om Östersunds kommun är mer eller mindre generös än rättspraxis men också i jämförelse med andra kommuner.

KommunLex granskning genomfördes under andra halvåret av 2018 och en rapport lämnades i november månad. De kvalitetskrav som granskats presenteras under nedanstående rubriker.

Handläggning, dokumentation och inflytande

Granskningen syftade till att bedöma hur väl enheten uppfyller socialtjänstens krav på dokumentation vid handläggning av individärenden.

KommunLex har granskat drygt 400 beslut och beslutsunderlag inom både socialtjänstlagen (SoL) och lagen om stöd och service för vissa funktionshindrade (LSS).

Vid granskningen framkom det bland annat att enheten har vissa brister vad gäller att dokumentera samtycke för personer som helt eller delvis saknar beslutsförmåga. KommunLex ansåg att enheten behöver förbättra dokumentationen så att det tydligt framgår om och i så fall hur samtycket har försökt att inhämtats. Det gäller även vid beslut som är fattade utifrån så kallad nödvärn.

Granskningen visar också att enheten i vissa fall är omotiverat mer generös i sina bedömningar än vad aktuell rättspraxis skulle se som goda levnadsvillkor respektive skälig levnadsnivå. Enligt de riktlinjer som Vård- och omsorgsnämnden beslutat ska bedömning av rätten till insatser utgå från socialtjänstens regelverk och aktuell rättspraxis där en individuell bedömning ändå alltid ska göras. Exempel som KommunLex beskriver är ärenden om ledsagarservice och avlösarservice enligt LSS.

Planering och uppföljning

Granskningen visade att kravet på uppföljning av individbeslut inte är uppfyllt. Med hänsyn till att kravet på uppföljning gäller enligt både lag och kvalitetskrav rekommenderar KommunLex att enheten prioriterar åtgärder för att uppfylla kravet för uppföljning av individbeslut.

Granskningen visade även att enheten känner till och i flera delar använder sig av förvaltningens ledningssystem för kvalitet i sitt vardagsarbete.

Kompetens

Granskningen visade att Myndighetsenhetens introduktion av nyanställda har förbättrats under de senaste två åren.

Enheten har, i enlighet med kvalitetskraven, ett formaliserat forum där verksamheten aktivt och kontinuerligt arbetar med handläggningsfrågor. Syftet är att säkerställa en rättssäker handläggning av alla ärenden och att den görs i enlighet med lag och föreskrifter.

Samverkan

Granskningen visade att kvalitetskravet på skriftliga rutiner för hur samverkan ska fungera med interna verksamheter och andra aktörer inte är uppfyllt.

Tillgänglighet

Granskningen visade att kravet på fastställda telefontider är uppfyllt men att det saknas lättillgänglig information om telefontiderna på kommunens hemsida. Det finns även brister i att på ett enkelt sätt ta del av den skriftliga information som beskriver var, hur och när handläggare och enhetschef finns tillgängliga.

Uppföljning av KommunLex granskning

Myndighetsenheten har ett uppdrag att åtgärda de förbättringsområden som redovisats i den granskningsrapport som lämnats av Kommunlex.

En redovisning av åtgärderna ska lämnas till förvaltningschefen.

Rapporten från KommunLex kan du läsa härPDF

Likvärdighet i bedömningar

Myndighetsenheten använder sig av olika typer av metoder för att säkerställa en likvärdighet i bedömningar:

Metodgrupper: Enhetens metodhandledare träffar handläggarna regelbundet i s.k. metodgrupper. Dessa möten syftar till att stärka handläggarnas kompetens samt skapa erfarenhetsutbyte.

Ärendeberedningar: Enheten har ärendeberedning för SoL-ärenden varje vecka och för LSS-ärenden varannan vecka. Vid ärendeberedningen deltar alltid en av enhetens chefer. Ärendeberedningarna syftar till att skapa likvärdiga bedömningar bland handläggarna. Vilka ärenden som ska tas upp i ärendeberedning innan beslut tas regleras i en särskild rutin.

Dokumentgranskningar; Enheten genomför även kollegiegranskningar i syfte att utveckla dokumentationen och kvalitetssäkra den.

Sammanfattande kommentar om verksamhetens kvalitet

Den granskning som genomförts under 2018 av KommunLex AB (se avsnitt "Granskning KommunLex" högre upp) redovisar några utvecklingsområden för att stärka Myndighetsenhetens kvalitet.

Ett särskilt viktigt utvecklingsområde som lyfts fram av KommunLex är kravet på systematisk uppföljning av individbeslut.

Myndighetsenheten genomför två former av uppföljning av individbeslut – dels uppföljning som följd av förändrade behov som påkallats av t ex medborgaren, anhörig eller personal och dels systematiska uppföljningar av individbeslut på initiativ av handläggaren. Syftet med den sistnämnda uppföljningen är att säkerställa att behovet av insatsen fortfarande är aktuell samt medborgarens nöjdhet med utförandet av insatsen.

Myndighetsenheten har inte redovisat hur många systematiska uppföljningar av individbeslut som genomförts under 2018 men det handlar om en mindre andel. Däremot har det skett fortlöpande uppföljningar av individbeslut av andra orsaker, t.ex. vid förändrade behov. Myndighetsenheten har också påbörjat ett stort utvecklingsarbete när det gäller systematiska uppföljningar av individbeslut. Det behövs dock mer kunskap om i vilken omfattning de olika formerna av individuppföljning sker.

I Socialstyrelsens undersökning "Vad tycker äldre om äldreomsorgen?", som besvaras av personer som har hemtjänst har andelen som svarar Ja på frågan om beslutet är anpassat efter personens behov minskat något jämfört med tidigare år. Var fjärde person svarar att beslutet inte fullt ut möter de behov hen har. Vilka behov det handlar om är i nuläget okänt. Utifrån lagkrav och de intentioner som finns genom införandet av IBIC är detta en fråga som bör följas upp.

Hjälpte informationen på sidan dig?
Sidan uppdaterad 2019-05-16