Myndighetsenheten - kvalitetsuppföljning

Verksamhetens uppdrag

Myndighetsenhetenslänk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster verksamhet innefattar huvudsakligen myndighetsutövning enligt socialtjänstlagen (SoL) och lagen om särskilt stöd och service för vissa funktionshindrade (LSS) för Vård- och omsorgsnämndens målgrupper. Enhetens handläggare fattar beslut om olika former av stöd för medborgare som vistas i kommunen eller avser att flytta permanent till kommunen.

De lagar som framförallt styr verksamheten är socialtjänstlagen (SoL), lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS), kommunallagen och förvaltningslagen. Myndighetsenheten har även en uppdragsbeskrivning med tillhörande kvalitetskrav. Enhetens kvalitet granskas av en extern part vart tredje år, senast 2018

Medborgarnas behov av stöd

En beskrivning av hur medborgarnas behov av stöd har utvecklats över tid finns beskrivet i avsnittet Behov och ekonomi över tid

Handläggning

Under detta avsnitt redovisas antalet beslut som Myndighetsenheten fattat under senare år, antal ärenden per handläggare samt genomsnittlig handläggningstid per ärende. Uppgifterna är antingen hämtade från kommun- och landstingsdatabasen (Kolada) eller baserade på interna beräkningar.

Antal beslut enligt SoL och LSS

Under ett år är det cirka 600 personer som beviljats någon form av insats enligt SoL för första gången (intern beräkning). Motsvarande uppgift för beslut enligt LSS saknas.

Det totala antalet beslut under 2017–2019 presenteras i tabellen nedan (Källa: Verksamhetssystemet Procapita).

Antal beslut enligt SoL och LSS 2017-2019

Beslut

2017

2018

2019

Bifall SoL

5540

5720

5501

Avslag SoL

19

37

34

Bifall LSS

274

271

205

Avslag LSS

48

53

48

Totalt antal

5881

6081

5788

Antal ärenden per handläggare

Myndighetsenhetens egna beräkningar visar att antalet ärenden per handläggare inom respektive lagrum under 2019 var 157 (SoL - hemtjänst och särskilt boende), 95 (SoL - boendestöd) och 132 (LSS). Antalet ärenden per handläggare har minskat under senare år och är nu jämförbart med andra kommuner.

Antal utskrivningsplaneringar från sjukhuset har under året varit cirka 1000.

Individens behov i centrum (IBIC)

Under åren 2017–2018 har ett nytt verktyg för handläggning, utförande och dokumentation införts inom Vård- och omsorgsnämndens verksamheter. Verktyget kallas ”Individens behov i centrum” (IBIC) och är en nationell modell för socialtjänsten som Socialstyrelsen tagit fram för kommunernas räkning.

Modellen används vid kartläggning av medborgarnas behov och utgår från den enskildes resurser, svårigheter och behov inom olika livsområden. Den stödjer delaktighet, individuella mål och ett rehabiliterande arbetssätt men även en rättssäker och likvärdig dokumentation i hela kedjan – från handläggning till utförande och uppföljning.

Sammanfattande kommentar om verksamhetens kvalitet

Utifrån 2018 års granskning av Kommunlex har enheten genomfört en rad åtgärder. Kommunlex rapport finns att läsa längre ner på sidan.

Handläggning dokumentation och inflytande

För att kvalitetssäkra handläggarnas kunskap har alla handläggare genomgått utbildning i handläggning och dokumentation samt utbildning i förvaltningslagen genom JP Infonet. I tillägg har en fördjupningsutbildning med Kommunlex genomförts utifrån föregående års granskning med fokus på de delar där brister fanns. Det gäller bland annat, dokumentation när det gäller samtycke för personer som helt eller delvis saknar beslutsförmåga och beslut som är fattade utifrån nödvärn. Under 2019 har enheten gjort egenkontroller av slumpmässigt utvalda akter där det framgått att samtycke och delaktighet varit väl dokumenterat.

Planering och uppföljning

Granskningen visade kravet på uppföljningar av beslut inte var uppfyllt 2018. Det har varit återkommande sedan flera år tillbaka. Under 2019 gjordes cirka 2000 systematiska uppföljningar. Därutöver har handläggarna genomfört uppföljningar av beslut gällande korttidsboende, trygghetsteamsbeslut, tidsbegränsade beslut som går ut, uppföljningar av utskrivningsteamets beslut samt vid förändrade behov.

Samverkan

Skriftliga rutiner för samverkan för den interna verksamheten finns.

Tillgänglighet

Granskningen visade 2018 att det fanns brister på kommunens hemsida. Det saknades lättillgänglig information om telefonnummer och telefontider. Denna brist har åtgärdats.

Enhetens medborgarundersökning besvarades av 56 medborgare och visade överlag ett positivt resultat vad gäller bemötande, kompetens och inflytande. Tillgänglighet var dock ett område som skulle kunna förbättras. Bristande tillgänglighet är även det vanligaste klagomålet som inkommer som synpunkt på myndighetsenheten. Att förbättra tillgänglighet är fortsatt en fråga som enheten bör jobba med.

I Socialstyrelsens undersökning "Vad tycker äldre om äldreomsorgen?", svarar var fjärde person att beslutet inte fullt ut möter de behov hen har. Vilka behov det handlar om är i nuläget okänt. Utifrån lagkrav och de intentioner som finns genom införandet av IBIC är detta en fråga som bör följas upp för att ta reda på om det är behov som skulle kunna mötas genom socialtjänstens insatser.

Nöjdhet

Som en del av Myndighetsenhetens egenkontroll gjordes en medborgarenkät 2019. Under november och december 2019 lämnade biståndshandläggare/LSS-handläggare ut enkäter med svarskuvert till berörda personer. Enkäterna lämnades ut i samband med hembesök eller besök hos Myndighetsenheten. Enkätfrågorna utgick från Östersunds kommuns övergripande kvalitetsdimensioner. Av 126 utdelade enkäter återkom 57 besvarade.

Resultatet visar att medborgarna överlag är nöjda eller mycket nöjda med kontakten och det bemötande de fått av biståndshandläggaren samt att de känner sig trygga i kontakten. De svarande känner förtroende för handläggarna och upplever att de har god kompetens. På frågor som handlar om hur tydlig informationen har varit är en stor andel av svaren positiva, men för cirka 30% av de svarande är informationen inte tydlig alltid. Tillgängligheten via telefon eller e-post uppfattas som god medan det inte upplevs lika enkelt att kunna besöka biståndshandläggaren.

En komplett sammanställning av Myndighetsenhetens medborgarenkät hittar du härPDF

I Socialstyrelsens årliga undersökning ”Vad tycker de äldre om äldreomsorgen” för personer som är beviljade hemtjänst ingår frågan ”Är handläggarnas beslut anpassat efter dina behov? Andelen som svarar Ja på frågan har varit relativt stabil över tid och 2019 var det 78% av de tillfrågade medborgarna i Östersunds kommun som svarade Ja, jämfört med 73% för riket som helhet.

En uppföljning av nöjdhet kopplat till handläggning i samband med utskrivning från sjukhus genomfördes 2018. Resultatet var genomgående positivt både utifrån medborgarens och anhörigas perspektiv. Sammantaget upplevs planeringen inför utskrivning bidra till att skapa trygghet inför hemgång.

Här kan du ta del av svaren från 2018 års enkät och jämförelser med tidigare års enkäterPDF

Risker och avvikelser

Under året har 39 avvikelser rapporterats. Majoriteten handlar om uteblivna insatser enligt Socialtjänstlagen.

Under året har 18 synpunkter rapporterats, 17 av dessa gäller klagomål angående bristande tillgänglighet.

Granskning Kommunlex 2018

Under 2018 granskade företaget KommunLex AB Myndighetsenhetens verksamhet på uppdrag av förvaltningschef VOF. Uppdraget var att granska om enheten uppfyller ett urval av de kvalitetskrav som finns fastställda för enheten. Resultatet ger en god bild av hur väl Myndighetsenhetens uppfyller kraven i socialtjänstens regelverk och hur rättspraxis följs vid bedömning av medborgarens behov av sökta insatser. Hur vi följer rättspraxis ger ett underlag vid jämförelse om Östersunds kommun är mer eller mindre generös än rättspraxis men också i jämförelse med andra kommuner.

KommunLex granskning genomfördes under andra halvåret av 2018 och en rapport lämnades i november månad. De kvalitetskrav som granskats presenteras under nedanstående rubriker.

Handläggning, dokumentation och inflytande

Granskningen syftade till att bedöma hur väl enheten uppfyller socialtjänstens krav på dokumentation vid handläggning av individärenden.

KommunLex har granskat drygt 400 beslut och beslutsunderlag inom både socialtjänstlagen (SoL) och lagen om stöd och service för vissa funktionshindrade (LSS).

Vid granskningen framkom det bland annat att enheten har vissa brister vad gäller att dokumentera samtycke för personer som helt eller delvis saknar beslutsförmåga. KommunLex ansåg att enheten behöver förbättra dokumentationen så att det tydligt framgår om och i så fall hur samtycket har försökt att inhämtats. Det gäller även vid beslut som är fattade utifrån så kallad nödvärn.

Granskningen visar också att enheten i vissa fall är omotiverat mer generös i sina bedömningar än vad aktuell rättspraxis skulle se som goda levnadsvillkor respektive skälig levnadsnivå. Enligt de riktlinjer som Vård- och omsorgsnämnden beslutat ska bedömning av rätten till insatser utgå från socialtjänstens regelverk och aktuell rättspraxis där en individuell bedömning ändå alltid ska göras. Exempel som KommunLex beskriver är ärenden om ledsagarservice och avlösarservice enligt LSS.

Planering och uppföljning

Granskningen visade att kravet på uppföljning av individbeslut inte är uppfyllt. Med hänsyn till att kravet på uppföljning gäller enligt både lag och kvalitetskrav rekommenderar KommunLex att enheten prioriterar åtgärder för att uppfylla kravet för uppföljning av individbeslut.

Granskningen visade även att enheten känner till och i flera delar använder sig av förvaltningens ledningssystem för kvalitet i sitt vardagsarbete.

Kompetens

Granskningen visade att Myndighetsenhetens introduktion av nyanställda har förbättrats under de senaste två åren.

Enheten har, i enlighet med kvalitetskraven, ett formaliserat forum där verksamheten aktivt och kontinuerligt arbetar med handläggningsfrågor. Syftet är att säkerställa en rättssäker handläggning av alla ärenden och att den görs i enlighet med lag och föreskrifter.

Samverkan

Granskningen visade att kvalitetskravet på skriftliga rutiner för hur samverkan ska fungera med interna verksamheter och andra aktörer inte är uppfyllt.

Tillgänglighet

Granskningen visade att kravet på fastställda telefontider är uppfyllt men att det saknas lättillgänglig information om telefontiderna på kommunens hemsida. Det finns även brister i att på ett enkelt sätt ta del av den skriftliga information som beskriver var, hur och när handläggare och enhetschef finns tillgängliga.

Uppföljning av KommunLex granskning

Myndighetsenheten har ett uppdrag att åtgärda de förbättringsområden som redovisats i den granskningsrapport som lämnats av Kommunlex.

En redovisning av åtgärderna ska lämnas till förvaltningschefen.

Rapporten från KommunLex kan du läsa härPDF

Likvärdighet i bedömningar

Myndighetsenheten använder sig av olika typer av metoder för att säkerställa en likvärdighet i bedömningar:

Metodgrupper: Enhetens metodhandledare träffar handläggarna regelbundet i s.k. metodgrupper. Dessa möten syftar till att stärka handläggarnas kompetens samt skapa erfarenhetsutbyte.

Ärendeberedningar: Enheten har ärendeberedning för SoL-ärenden varje vecka och för LSS-ärenden varannan vecka. Vid ärendeberedningen deltar alltid en av enhetens chefer. Ärendeberedningarna syftar till att skapa likvärdiga bedömningar bland handläggarna. Vilka ärenden som ska tas upp i ärendeberedning innan beslut tas regleras i en särskild rutin.

Dokumentgranskningar; Enheten genomför även kollegiegranskningar i syfte att utveckla dokumentationen och kvalitetssäkra den.

Hjälpte informationen på sidan dig?
Sidan uppdaterad 2020-07-20