Publicerad 2021-03-12

Kommunens coronastab fyller ett år

Idag är det ett år sedan kommunen samlades i ett centralt stabsmöte för första gången med anledning av coronapandemin. Här berättar några av de som haft en central roll i staben om arbetet.

vybild över Östersund

Den 12 mars 2020 samlades för första gången de funktioner och representanter som utgör vår stab, för att hantera de sätt vår verksamhet påverkas av coronapandemin.

Oskar Kirkbakk är säkerhetschef och har lett många av stabsmötena under pandemin, i rollen som stabschef:

– Syftet med att arbeta i stab är att effektivt kunna hantera en händelse och korta samverkans- och beslutsgångar. Med andra ord handlar det om att förenkla samverkan, skapa bättre lägesbild och underlag för kommundirektörens beslut så händelsen hanteras effektiv, säger Oskar.

Vad är det staben bestämmer om?

– Staben har inget eget beslutsmandat och tar inte heller över några andra nämnder/­förvaltningars beslutande roll, utan staben är ett ledningsstöd till kommundirektören och syftar till att skapa en aktuell kommunövergripande lägesbild och samordna våra resurser på ett effektivt sätt, säger Andrea Eriksson som är säkerhetssamordnare för KLF och också har lett många stabsmöten, också i rollen som stabschef.

Staben bemannas av funktioner, som kan fyllas av olika personer vid olika tillfällen. Så gör man för att det ska finnas en uthållighet i arbetet, om en person är frånvarande, sjuk till exempel, så finns det andra som kan fylla samma funktion.

En som varit med vid många av stabsmötena och haft en viktig roll är Susanne Hoflin, som är Medicinskt ansvarig sjuksköterska (MAS) på Vård- och omsorgsförvaltningen.

– I början av pandemin var vi många personer, cirka 15-20, som satt tätt intill varandra för att få plats i ett sammanträdesrum i Rådhuset. Jag påpekade att det kanske vore bättre att vi möttes via Teams med tanke på smittrisken. Ett sådant möte skulle aldrig förekomma idag, nu möts vi helt digitalt.

Hur har förvaltningens arbete underlättats av stabsarbetet?

– Det har varit bra att få en lägesbild från alla förvaltningar. Vi har kunnat samordna åtgärder och dubbla budskap till verksamheterna har kunnat undvikas. Som Vård- och omsorgsförvaltningens representant har jag kunnat lyfta frågor som rör förvaltningen, efter uppdrag från förvaltningschefen och fått svar direkt. Det har upplevts som korta kommunikationsvägar vilket har underlättat arbetet i förvalntingen, säger Susanne Hoflin.

Vilka är det som deltar vid ett stabsmöte?

– Grunduppställningen är en stab med 9 funktioner. Där har kommundirektören, HR, Säkerhet, alla förvaltningar och bolag, kommunikation, jurist och TIB (tjänsteman i beredskap) deltagit. För att kunna bidra med kvalificerade analyser och underlag, måste även kompetens som eventuellt saknas i staben tillföras i form av specialistkompetens. Som i detta fall vid pandemi är Medicinsk ansvarig sjuksköterska (Vård- och omsorgsförvaltningen) samt Miljö och hälsa (Samhällsbyggnad) med som experter i staben. Till det har kommunstyrelsens presidie samt oppositionsråd kunnat delta, vilket de gjort i princip vid varje möte, säger Oskar.

Under pandemin har stabsarbetet utgått från en stabsmetodik som är den vedertagna formen för stabsarbete inom Sveriges kommuner och regioner. Det är första gången Östersunds kommun har en så pass bred stab, tidigare har kommunen arbetat på samma sätt men i mindre skala.

Kommundirektör Anders Wennerberg har haft stor nytta av att ha staben som ledningsstöd under krisen. Han har varit med på alla 75 stabsmöten utom ett:

– Jag är lika imponerad som tacksam över hur kommunens medarbetare hanterat pandemin så här långt. Jag har varit med och delat ut hundratals uppdrag, samtliga har genomförts både professionellt och snabbt. Deltagarna i staben har varit helt nödvändiga för att hålla arbetet med pandemin i fokus och för att få så lite störning i vårt dagliga arbete som möjligt. Tydlig struktur, samlad kompetens och ett stort engagemang har varit receptet för att genomföra alla de åtgärder vi har gjort.

Hur tänker du om framtiden för staben?

– Arbetet är inte slut ännu. Spridningen av viruset fortsätter och takten på vaccineringen är lägre än vad vi hade hoppats. Vi har flera månader av hårt arbete kvar innan vi förhoppningsvis kan gå tillbaka till ett normalläge. Tålamod och fortsatt fokus gäller.

Fakta om staben:

  • 75 – Så många stabsmöten har hållits på central nivå under perioden 12 mars 2020 – 12 mars 2021 Utöver det har flera förvaltningar egna stabsmöten.
  • 162 – så många uppdrag har hittills hanterats av staben. Minst lika många frågor har hanterats utan att bli till uppdrag, det vill säga att de kunnat lösas på plats eller skjutas tillbaka in i linjen.
  • 24 – Så många deltar normalt i ett stabsmöte, fördelat på 9 funktioner, Kommunstyrelsens representanter, kommundirektör, stabschef och stabssekreterare.
Sidan uppdaterad 2021-03-12