Publicerad 2021-06-29

Digiresan: E-tjänst ska göra det lättare för vårdnadshavare att fylla i blanketter och lämna medgivanden

Varje år skickar Östersunds kommun ut ett antal blanketter, frågeformulär och medgivanden för att samla in information från vårdnadshavare/föräldrar med barn i skola och förskola. Idén om att samla allt detta i en e-tjänst har nyligen beviljats medel från Digiresan. Under hösten påbörjar kommunen arbetet som ska underlätta för både vårdnadshavare och personal inom skola och förskola.

En man med mössa sitter vid en laptop.

Blanketter, frågeformulär och medgivanden skickas ofta ut inför starten av verksamhetsåret men också löpande under terminernas gång. Till exempel får vårdnadshavare/föräldrar i grundskolan cirka 5 - 10 blanketter att fylla i. Det handlar om allt ifrån uppdatering av kontaktuppgifter till medgivanden för fotografering eller bara en blankett om att förnya kontaktuppgifter.

Nu ska det här i stället lösas genom en e-tjänst med ett bakomliggande administrativt system som effektiviserar och förenklar för både vårdnadshavare/föräldrar och personalen inom skola och förskola.

- Vårdnadshavare kommer lättare att kunna se över sina uppgifter och medgivanden som de har delat och godkänt med oss. De kan även smidigare ta tillbaka eller justera/ändra ett medgivande. I och med att vi samlar alla verksamheters blanketter, frågeformulär och medgivanden på ett och samma ställe säkrar och effektiviserar vi samtidigt hanteringen av insamlade dokument och medgivanden för alla verksamheter. Om personalen i stället kan öppna en e-tjänst och kontrollera den dagsfärska listan för exempelvis bildmedgivanden sparar vi tid samtidigt som vi bättre lever upp till dataskyddsförordningen (GDPR), säger Martin Westin, IT-strateg på Barn- och utbildningsförvaltningen.

Systemet som kommer att användas heter IST Medgivande. Det har redan börjat användas för medgivanden för fotografering där ett utskick har gått ut till vårdnadshavare/föräldrar. Arbetet med att lägga in allt i e-tjänsten kommer att pågå året ut vilket innebär att vissa uppgifter redan i höst kommer att samlas in digitalt medan vissa fortsatt kommer att samlas in analogt. Inloggningen säkras genom att systemet är kopplat till SkolID.

Digiresan- har du en idé som kan göra kommunvardagen enklare?

Här kan du som invånare lämna idéer om sådant som Östersunds kommun kan göra bättre med digitala lösningar. Har du en ídé? Lämna den här!

Digiresan- lämna din idé här

Sidan uppdaterad 2021-06-29