Kommunrevisionen: ”Kontrollen av bisysslor inte tillräcklig.”

Kommunrevisionen i Östersund konstaterar i en färsk granskning att styrelse och nämnder inte har en tillräcklig kontroll av medarbetarnas bisysslor. Dels gäller det kontroll av att medarbetarna har registrerat bisysslor. Dels kontroll av om inköp sker från företag där enskilda medarbetare utövar bisyssla. Det finns med andra ord risk för att det förekommer otillåtna uppdrag som inte är kända.

Under våren framkom att en tidigare chef i kommunen ägnat mer tid åt sina bisysslor än överenskommet. Kommunrevisionen bedömde att det kan finnas en risk att rutinerna kring bisysslor inte är kända eller inte följs och valde därför att granska området.

Kommunrevisionen arbetar på uppdrag av kommun­fullmäktige med att granska kommunen och de kommunala bolagens verksamhet. Den består av åtta förtroendevalda revisorer. Till sin hjälp har de anställda tjänste­personer på revisions­kontoret. Inför varje år fastställer revisorerna en revisionsplan, men det förekommer även att granskningar genomförs utifrån specifika händelser under året.

- Det är viktigt att en kommunorganisation har rutiner gällande bisysslor för att förebygga jäv och intressekonflikter, skydda allmänhetens förtroende, säkerställa att arbetet kan utföras utan hinder, undvika konkurrens med kommunens egen verksamhet samt ge både chefer och medarbetare tydlig vägledning för rättssäkra och enhetliga bedömningar. I Östersunds kommun finns redan i dag tydliga rutiner och instruktioner både på Insidan och i Chefshandboken samt med länkning i Heroma där man registrerar sina bisysslor, säger Helén Eurenius, tf kommundirektör.

Däremot finns inget politiskt beslutat styrdokument, men det är inget som krävs å andra sidan.

- Nu inväntar vi beslut i styrelse och nämnder gällande revisionsrapporten för att därefter arbeta med en tydligare förankring och förståelse för vikten av hanteringen av bisysslor i hela kommunorganisationen, säger Helén Eurenius.

Nedan följer några av de iakttagelser som framkommit i rapporten:

I granskningen ingick en enkät som chefer och ett slumpmässigt urval av medarbetare svarade på. Den skickades ut i september i år till 1 351 personer. 771 av dessa svarade vilket innebär att svarsfrekvensen uppgick till 57 procent. Kommunrevisionen anser att svarsfrekvensen är relativt bra utifrån den är typen av undersökning.

Utifrån resultaten konstaterar kommunrevisionen sammanfattningsvis följande:

• Cirka 70 procent av medarbetarna kände till rutinerna.
• Cirka 75 procent uppgav att de upplevde rutinerna som tydliga.
• Drygt 90 procent av cheferna anser att de har medvetandegjort sina medarbetare om skyldigheten att anmäla bisyssla.
• En lika stor andel av medarbetarna uppgav att de kände till sin skyldighet att anmäla bisyssla.

Det saknas politiskt fastställda rutiner

Kommunrevisionen anser att det är en brist att det saknas politiskt fastställda rutiner som reglerar bisysslor.

Däremot är det positivt att det finns en digital hantering som underlättar inrapportering och uppföljning.

En stor andel bisysslor är inte kända eller prövade

Granskningen visar att en stor del av medarbetarnas engagemang vid sidan av ordinarie anställning inte är kända eller prövade.

Färre än en femtedel av de bisysslor som avser ledande positioner i näringsverksamhet har registrerats enligt kommunens rutiner.

Inte tillräckliga kontroller

Granskningen visar även att det inte görs tillräckliga kontroller, vilket innebär en risk för att det sker inköp från näringsverksamheter där medarbetare kan ha ekonomiska intressen.

I granskningen har det framkommit att inköp har skett från företag där enskilda medarbetare har intressen. Det har dock inte upptäckts något fall där en enskild medarbetare attesterat fakturor från samma företag där medarbetaren har en ledande roll. Samtidigt utgår granskningen från ett begränsat stickprov varför det inte kan uteslutas att felaktiga inköp sker.

Rapporten i sin helhet finns att läsa på revisorernas hemsidan.

Länk till revisorernas hemsida.