Ledningsgruppen bestod av Kultur- och fritidsnämnden.

Kultur- och fritidsförvaltningens chef, Kultur- och fritidsenhetens chef, samt projektledare.

Projektledare samt representanter från Kultur och fritid, Fastighet, Barn och utbildning, Trafik och park, Arenabyn, Park och fritid, Bad och camping, Tillväxt, Mark och exploatering.

Samverkansråd Idrott, Östersunds Idrottsråd, Jämtland Härjedalens Idrottsforbund, Föreningslivet - idrottsföreningar, specialförbund och arrangörer m.fl, barn och ungdomar, kommunens strateger (inom områderna tillgänglighet, folkhälsa, jämställdhet, miljö, integration), sakkunniga tjänstemän från berörda förvaltningar, kommunens politiska nämnder och råd.

Anläggningsforum var projektets forum för medborgardialog.