Skolbygget: Odensalaskolan

Slutrapporten om ett av Östersunds kommuns största byggprojekt i modern tid - bygget på Odensalaskolan är nu färdigställd. Rapporten ger kännedom om såväl framgångar som problematik i projektet. Den ger även lärande inför kommande projekt.

Ta del av hela rapporten Pdf, 951.8 kB.

Här nedan finns en sammanfattning av rapporten.

Vad har vi gjort

Under 2019-2023 renoverades Odensalaskolan genom om- och tillbyggnation. Skolan har i dag plats för 860 elever i grundskola och anpassad grundskola och är arbetsplats för cirka 200 personer.

Skolan erbjuder en flexibel, tillgänglig och pedagogiskt anpassad skolmiljö som svarar mot dagens krav. Utbildningsmiljöerna är till exempel inredda med ljusa, dova färger för att passa elever med neuropsykiatriska funktionsnedsättningar (NPF).

När vi summerar projektet har vi i stort fått den skola som var önskad. Till nästa gång ett skolbygge sker kommer vi att vilja korrigera några ytor. I projektet har vi utöver nybyggnation även haft befintliga byggnader att förhålla oss till, något som gett både frihet och begränsningar.

Bygget har som helhet varit framgångsrikt samtidigt som det innehåller lärdomar för framtiden.

Budget

Projektets totala kostnad blev 428 miljoner kronor, jämfört med de 292 miljoner som beslutades 2019. Det är en ökning med 136 miljoner kronor.

Den största orsaken till ökningen (125 miljoner kronor) var tilläggsbeställningen om att bygget skulle inkludera lokaler för anpassade grundskolan. Ursprungligen skulle anpassade grundskolan flytta in i Palmcrantzskolan, men det beslutades att Engelska skolan skulle få nyttja lokalerna vid deras etablering.

De resterande 11 miljonerna består i huvudsak av:

• fler tilläggsbeställningar (till exempel eliminering av asfaboard i fasaden på alla befintliga hus, byte av tak och hämta- och lämnazon på Lillsjövägen)
• ökade materialkostnader och påverkan i materiallogistik (till följd av covid-19-pandemin och krigsutbrottet i Ukraina)
• ökade entreprenadkostnader.

Projektet har varit kostnadseffektivt, med hänsyn taget till att anpassade grundskolan tillkom. Projektet har levererat en skola med kvalitet och en rimlig kvadratmeterkostnad. Jämfört med ett antal andra skolbyggen i andra kommuner under samma tidsperiod står kvadratmeterkostnaden för projektet Odensalaskolan ut som låg. I rapporten kan du ta del av prismässiga jämförelser.

Månadsvis uppföljning

Projektledningen och entreprenören har gått igenom det ekonomiska läget månadsvis i så kallade partneringmöten och ekonomiavstämningar. Entreprenören har då lyft skillnader från föregående månad i en sammanställning. Avstämningarna har legat till grund för justering av den ursprungliga betalplanen som korrigerats vid förändringar.

Tidsplan

Tidsmässigt höll projektet planen. Etapp 1 stod klar till höstterminen 2022. Etapp 2 var klar för inflyttning till höstterminen 2023 då hela skolan kunde lämnas över till fastighetsägaren.

Styrning och samarbete

Projektet genomfördes som en Totalentreprenad i samverkan. Arbetet planerades och projekterades i Fas 1. När förutsättningarna var klara tecknades kontrakt för byggnation i Fas 2. Det gav entreprenören tidig insyn i projektets mål och förutsättningar.

Projektet har haft en styrgrupp som rapporterat till en politisk ledningsgrupp. Politikens önskemål om hög delaktighet och frekvent information gjorde att ett en ny, separat politisk ledningsgrupp skapades (skiljt från ordinarie beslutsforum).

Referensgruppsmöten har hållits under projektering och produktion. Här har projektledare haft kommunikation och dialog med sakkunniga från de verksamheter som vistas i skolan. Representanter från Teknisk förvaltning, Barn- och utbildning och Kultur och fritid har deltagit i träffarna.

Under bygget träffade entreprenören de som skulle använda de nya lokalerna regelbundet. Dels för att tala om vad som var på gång men också för att hålla en dialog om bygget och svara på frågor.

Det drar vi lärdomar av

• I tidsplanen fanns inte utrymme för att göra en förstudie. Det gjorde att vi inledningsvis inte kände till alla parametrar att ta hänsyn till. Tack vare gott samarbete med entreprenören var det ändå möjligt att arbeta flexibelt och renovera fullständigt.
• Den övergripande styrningen har varit en utmaning. Eftersom kommunen inte byggt en ny/anpassat en större skola på väldigt många år fanns inte organisatorisk erfarenhet. Det tillsammans med kravet om en särskild styrmodell gjorde att beslutsgången för större beslut var tidskrävande.
• Konstruktionen med en politisk ledningsgrupp har skapat hög delaktighet men har också inneburit utmaningar. Bland annat upplevdes mandatet för den politiska ledningsgruppens beslut som otydligt och beslutsprocessen tog lång tid. I framtiden rekommenderar rapporten att man i stället för politisk ledningsgrupp anger vilket politiskt forum som ska få information.
• Under projekteringen var vissa styrande dokument inte färdigställda. Därför blev det nödvändigt att parallellt uppdatera styrande dokument i projektet. Till exempel rumsfunktionsprogram (som anger bland annat hur många som ska vistas i rummet, vilka funktioner rummet ska ha samt särskilda krav kring till exempel utformning, inredning och utrustning).
• Fram till och med 2023 fattades olika investeringsbeslut beroende på vilken nämnd/enhet som skulle ansvara för driften. Det gjorde att helheten var svår att överblicka.
• Skolan planerades för ytskikt med målade gipsskivor och laserad plywood i korridorer. Ett medvetet val för att hitta en kostnadseffektiv lösning. I efterhand konstaterar vi att lösningen inte är hållbar över tid sett till slitage och skadegörelse. I kommande projekt behöver vi titta tillbaka på Odensalaskolan för att följa upp slitage av ytskikt och försöka hitta material som är slittåligt.
• I kommande projekt bör mer fokus och mer resurser läggas på ekonomiuppföljning och granskning/avstämning med byggentreprenören, för att få större kontroll på kostnader i projektet.