Fakturera Östersunds kommun
Du som är leverantör till Östersunds kommun ska skicka dina fakturor elektroniskt till oss.
Fakturering av byggtjänster
Skatteverket har gjort ett ställningstagande och bedömt att kommunen inte omfattas av reglerna för omvänd skattskyldighet vid fakturering av byggtjänster.
Det innebär att alla byggtjänster som du som leverantör fakturerar kommunen ska vara inklusive moms.
E-faktura
Du som är leverantör till Östersunds kommun ska skicka fakturor till oss elektroniskt, enligt lagen om elektroniska fakturor till följd av offentlig upphandling (SFS 2018:1277).
Läs mer om lagen hos Myndigheten för digital förvaltning (DIGG)
Tänk på att
- alla inköp, oavsett värde ska faktureras med e-faktura
- PDF-fakturor eller inskannade pappersfakturor räknas inte som e-fakturor
Kravet på e-faktura gäller vid alla inköp, upphandlade så väl som direktköp, där betalning sker mot faktura. Offentliga upphandlingar som påbörjats innan den 1 april 2019 omfattas dock inte retroaktivt av lagen.
Undantag från kravet på e-faktura
Undantag görs i de fall då e-faktura skulle innebära risk för att röja uppgifter som omfattas av sekretess eller i övrigt skada säkerhetskänslig verksamhet. Det är den upphandlande enheten som avgör om det finns en sådan risk. Misstänker du som leverantör att risken finns, så ta kontakt med beställaren/kunden innan du skickar e-faktura.
Elektronisk adress och referensnummer
Östersunds kommuns PeppolID är: 0007:2120002528. Accesspunkt Proceedo.
Alla fakturor till Östersunds kommun ska ha ett referensnummer på sex siffror. Vid beställning lämnar personen som köper vara eller tjänst av dig sitt referensnummer. Detta nummer styr fakturan till rätt person för godkännande av fakturan.
Referensnumret anges under "Er referens" i avsett fält i den elektroniska fakturafilen.
Specifikation för fakturareferens - Proceedo
OBS! Inget annat är de 6 siffrorna får skrivas i fältet.
Anslut er till VAN-tjänst
För att kunna skicka elektroniska fakturor till Östersunds kommun behöver du vara ansluten till en fakturaväxel, så kallad VAN-tjänst.
Om du har problem med att skicka e-faktura till oss ska du i första hand kontakta supporten för ditt ekonomisystem eller din VAN-operatör.
GLN-nummer: 7381036200002. Ange bara GLN-nummer om ert fakturasystem kräver denna information.
Fakturaformat
Östersunds kommun tar i första hand emot e-fakturor via nätverket PEPPOL.ID
Vi kan även ta emot elektroniska fakturor i andra format såsom exempelvis Svefaktura 1.0. Då via kommunens fakturaväxel/VAN-tjänst hos Swedbank SWEDSESS, med e-fakturaadress 2120002528.
Som grund för elektronisk fakturering använder vi offentlig sektors standard. Du kan läsa mer om denna standard på www.sfti.se
För dig som saknar faktureringssystem som möjliggör anslutning till VAN-tjänst
För dig som saknar faktureringssystem som möjliggör anslutning till VAN-tjänst erbjuder Östersunds kommun också Visma Proceedos leverantörsfakturaportal.
För att skapa ett konto i leverantörsfakturaportalen går du till vår e-tjänst för anmälan. Då skriver du in ditt företagsnamn, organisationsnummer och kontaktuppgifter (mejladress).
Anslutning till leverantörsportal (e-tjänst)
Det skapas ett ärende hos Östersunds kommuns centrala ekonomiteam och de kommer att svara dig med rätt länk. Väl där får du skapa ett konto (det räcker med första gången) och sen kan du skicka din e-faktura till Östersunds kommun och dina andra kunder som har Proceedo som fakturahanteringssystem.