Fakturera Östersunds kommun

Du som är leverantör till Östersunds kommun ska skicka dina fakturor elektroniskt till oss.

Fakturering av byggtjänster

Skatteverket har gjort ett ställningstagande och bedömt att kommunen inte omfattas av reglerna för omvänd skattskyldighet vid fakturering av byggtjänster.

Det innebär att alla byggtjänster som du som leverantör fakturerar kommunen ska vara inklusive moms.

E-faktura

Du som är leverantör till Östersunds kommun ska skicka fakturor till oss elektroniskt, enligt lagen om elektroniska fakturor till följd av offentlig upphandling (SFS 2018:1277).

Läs mer om lagen hos Myndigheten för digital förvaltning (DIGG)

Tänk på att

  • alla inköp, oavsett värde ska faktureras med e-faktura
  • PDF-fakturor eller inskannade pappersfakturor räknas inte som e-fakturor

Kravet på e-faktura gäller vid alla inköp, upphandlade så väl som direktköp, där betalning sker mot faktura. Offentliga upphandlingar som påbörjats innan den 1 april 2019 omfattas dock inte retroaktivt av lagen.

Om du är en leverantör med ett befintligt avtal med Östersunds kommun så gäller de villkor som är avtalade kring faktureringen avtalstiden ut. Lagen omfattar även utländska leverantörer.

Undantag från kravet på e-faktura

Undantag görs i de fall då e-faktura skulle innebära risk för att röja uppgifter som omfattas av sekretess eller i övrigt skada säkerhetskänslig verksamhet. Det är den upphandlande enheten som avgör om det finns en sådan risk. Misstänker du som leverantör att risken finns så ta kontakt med beställaren/kunden innan du skickar e-faktura.

Elektronisk adress och referensnummer

Östersunds kommuns fakturaväxel/VAN-tjänst är Swedbank SWEDSESS, e-fakturaadress 2120002528. Kommunens PeppolID är: 0007:2120002528. GLN-nummer: 7381036200002.

Ett giltigt referensnummer på sex siffror ska alltid finnas med på fakturan till oss. Detta nummer styr fakturan till rätt person för godkännande av fakturan. Referensnumret lämnar personen som beställer vara eller tjänst av dig. Referensnumret anges under "Er referens" i fältet "Invoice/RequisitionistDocumentReference\\ID" i Svefakturafilen. OBS! Inget annat är de 6 siffrorna får skrivas i fältet.

Anslut er till VAN-tjänst

För att kunna skicka elektroniska fakturor till Östersunds kommun behöver du vara ansluten till en fakturaväxel, så kallad VAN-tjänst, som samarbetar med Swedbank. (VAN = Value Added Network.) För att bli ansluten till en fakturaväxel vänder du dig i första hand till leverantören av det faktureringsprogram du använder.

För dig som saknar faktureringssystem som möjliggör anslutning till VAN-tjänst

För dig som saknar faktureringssystem som möjliggör anslutning till VAN-tjänst erbjuder Östersunds kommun också Visma Proceedos leverantörsfakturaportal från och med maj 2024.

För att skapa ett konto i leverantörsfakturaportalen så trycker du på länken nedan för att komma till vår E-tjänst för anmälan. Då får du skriva in ditt företagsnamn, organisationsnummer och kontaktuppgifter (mailadress).

Det skapas ett ärende hos Östersunds kommuns centrala ekonomiteam och de kommer att svara dig med rätt länk. Väl där får du skapa ett konto (det räcker med första gången) och sen kan du skicka din E-faktura till Östersunds kommun och dina andra kunder som har Proceedo som fakturahanteringssystem.

Länk till e-tjänsten Anslutning till leverantörsportal - Östersunds kommun (ostersund.se)

Fakturaformat

Som grund för elektronisk fakturering använder vi offentlig sektors standard, SVE-faktura­formatet. Du kan läsa mer om denna standard på www.sfti.se

Sidan uppdaterad 2024-05-23