Mellan Rådhuset och biblioteket ligger vårt nya kommunhus. På samma ställe som det gamla och byggt på de gamla stommarna, men ändå helt nytt! Hösten 2023 blev det äntligen klart, efter många år av renovering.
Gamla kommunhuset hade en historia med dålig inomhusmiljö och flera medarbetare har blivit sjuka av ospecifik byggnadsrelaterad ohälsa (OBO). Därför har byggnaderna rivits och sanerats så att bara betongstommen blev kvar, det innebär att allt organiskt material och alla installationer revs innan ombyggnaden satte igång.
Målet med det nya kommunhuset var att få lokaler anpassade efter vad kommunens verksamheter och medarbetare behöver för att göra vårt jobb på bästa sätt. Kommunhuset ska vara tillgängligt och inkluderande och vara en arbetsplats och en mötesplats för alla.
Som medborgare ska det vara lätt att hitta rätt. Det finns ett Medborgartorg med samtalsrum och via en informationsdisk, på Medborgartorget sker möten med kommunens olika tjänstepersoner.
Aktivitetsbaserat arbetssätt
Projektet Framtidens kommunhus är inte bara en byggnad utan handlar även hur kommunens medarbetare ska arbeta i kommunhuset. Ett delprojekt i Framtidens kommunhus var därför Arbetssätt. Projektet tog fram Östersunds kommuns sätt att arbeta aktivitetsbaserat.
Att arbeta aktivitetsbaserat är ett flexibelt sätt att arbeta där det inte finns fasta arbetsplatser utan fokus ligger på att välja bäst arbetsplats för den arbetsuppgift som ska göras. En aktivitetsbaserad arbetsplats är uppdelad i en aktiv zon, en mellanzon och en lugn zon.
Cirkulärt byggande och återbruk
Östersunds kommun strävar efter ett cirkulärt byggande, alltså att återanvända bygg- och anläggningsmaterial, och det nya kommunhuset är inget undantag.
Projektet hade våren 2022 fått tillbaka över en halv miljon kronor, tack vare att projektet sorterar byggmaterialet för återvinning.
30 procent av möblerna som flyttade in i huset var återbrukade från andra lokaler i kommunen. Stoppade möbler kläddes om eller tvättades och gamla bordsunderreden fick nya skivor.
Medborgaringången till nya Kommunhuset.
Tidslinje Framtidens kommunhus
2015 evakuerades lokalerna i det gamla kommunhuset på grund av att flera medarbetare blev sjuka av ospecifik byggnadsrelaterad ohälsa (OBO). Kommunens verksamheter flyttades ut till olika hyrda lokaler i Östersund. Huskropparna stod sen tomma i flera år medan det utreddes vad som skulle göras.
2016 startade projektet Framtidens kommunhus vars mål var att skapa ett kommunhus som är mer lokaleffektivt och rymmer fler medarbetare, men också att skapa en bättre inomhusmiljö och inte behöva hyra externa lokaler för våra egna medarbetare.
Det gjordes en nyttjandegradsmätning tillsammans med Sweco, som även tog fram ett lokalprogram och rekommenderade att Östersunds kommun skulle börja arbeta aktivitetsbaserat för att nyttja lokaler på bäst sätt men även för att få till mer samarbete mellan kollegor.
2017 tog kommunfullmäktige beslut om att kommunhuset skulle rivas och 2018 påbörjades rivningen invändigt. .
2018 –2019 hölls en arkitekttävling om hur det nya kommunhuset skulle se ut. I april 2019 utsågs en vinnare.
Ett majoritetsskifte i politiken gjorde att rivningen pausades 2019 för att undersöka om det skulle gå att använda de befintliga stommarna vid ett nytt bygge. I slutet av 2019 tog kommunfullmäktige beslut om att det inte skulle byggas ett nytt stort kommunhus bredvid Rådhuset. Istället skulle ett nytt, mindre kommunhus byggas på de gamla betongstommarna.
2021 påbörjades rivningen av kommunhuset igen. Byggnaderna revs och sanerades så att bara betongstommen blev kvar, det innebär att allt organiskt material och alla installationer revs innan bygget satte igång.
Under 2021 tog inredningsarkitekterna från Krook & Tjäder fram inredningskonceptet “MIXKONTRAST - en plats för alla. En spännande blandning av det urbana, lokala och mångkulturella”.
Hösten 2021 fick kommunhuset bygglov och Skanska satte igång bygget i slutet av 2021/början av 2022.
2022 bygget av nya kommunhuset var i full gång.
2023 I oktober 2023 var Skanska klar med kommunhuset. Då började kommunen flytta in möbler, installera IT och hänga konst. 10 november flyttade Kundcenter, Internservice och delar av IT-enheten in i huset och i början av december flyttade fler och fler avdelningar in. I början av 2024 hade alla som skulle ha arbetsplats i Kommunhuset flyttat in.
Tidsplan
Den ursprungliga tidsplanen var att kommunhuset skulle vara klart för inflyttning 2021. Men på grund av att planerna för huset har förändrats under projektets gång togs en ny tidsplan fram 2021 med inflyttning i slutet av 2023.
Rådhuset
Under 2023 evakuerades Rådhuset på grund av brister i brandskyddet. Rådhuset renoveras just nu pågår projektering.
Sammanfattning av projektrapport 2025 - Framtidens kommunhus
Slutrapporten om projektet Framtidens kommunhus är nu klar. Det är en av Östersunds kommuns största utvecklingsprojekt genom tiderna. Projektet handlade inte bara om att bygga om och modernisera det gamla kommunhuset – utan också om att införa ett nytt aktivitetsbaserat arbetssätt och förändra hur vi i kommunen arbetar.
Rapporten beskriver både framgångar och de utmaningar som projektet stött på, samt de lärdomar som kommunen tar med sig till framtida projekt.
Renoverat och byggt om det gamla kommunhuset för att skapa moderna arbetsplatser för cirka 650 medarbetare.
Anpassat huset för ett aktivitetsbaserat arbetssätt där olika miljöer stödjer olika typer av arbetsuppgifter.
Installerat nya IT-lösningar för att underlätta digitalt och flexibelt arbete.
Gett konst och gestaltning en central roll enligt enprocentsregeln: När vi bygger nya kommunala byggnader eller anlägger nya utomhusmiljöer, går alltid en procent av entreprenadkostnaden till konstnärlig gestaltning.
Återbrukat kommunens egna möbler. Över 1 000 möbler och inredningsdetaljer har restaurerats, målats om eller fått nya funktioner istället för att ersättas.
Tidsplan
2019 beslutade kommunfullmäktige att bygga ett nytt kommunhus på de gamla betongstommarna. Rivning och byggnation startade 2021. Byggnationen avslutades hösten 2023 och inflyttningen skedde stegvis mellan november 2023 och februari 2024. Projektet blev alltså försenat jämfört med den ursprungliga planen (2022), bland annat på grund av pandemin, leveransproblem och ökade säkerhetskrav.
Resultat
Kommunhuset är en modern, flexibel och hållbar arbetsplats som bättre möter behoven hos både medarbetare och verksamheter. Husets ytor används effektivt och de digitala lösningarna gör det möjligt att arbeta mer digitalt och samverkande. Dessutom har vi fått ett medborgartorg som gör det enklare att få kontakt med kommunen.
En central del av resultatet är att fem förvaltningar idag sitter samlade i Kommunhuset. Det innebär att kommunen har kunnat säga upp flera externa hyresavtal, vilket minskar kostnaderna för lokaler. På så sätt frigörs pengar till kärnverksamheten.
Projektet nådde många av sina mål, men det blev både försenat och dyrare än planerat. Det berodde bland annat på extra beställningar och ändringar som kom sent i byggprocessen. Samtidigt så har dessa ändringar lett till ett Kommunhus som fungerar bättre för de verksamheter som arbetar där.
Återbruket, konsten och den förbättrade arbetsmiljön är viktiga styrkor att bygga vidare på.
Budget
Ursprunglig budget var på cirka 220 miljoner kronor. Den slutliga kostnaden blev omkring 320 miljoner kronor. Att det blev dyrare beror på flera faktorer: coronapandemin, kriget i Ukraina med stigande materialpriser och brist på byggvaror, men även sena beställningar och extra beställningar kopplade till säkerhet, teknik och funktion.
Styrning och samarbete
Organisation och styrning av projektet Framtidens kommunhus har varit en utmaning. Detta på grund av att det inte bara var ett byggprojekt utan även ett stort utvecklingsprojekt för hela Östersunds kommun. Dessutom väckte projektet stort politiskt intresse, vilket gjorde styrningen mer komplex.
Projektet bestod av fem delprojekt: arbetssätt, IT och digitalisering, bygg, flytt och konst.
Projektet har haft en styrgrupp som följt arbetet och fattat beslut. Styrgruppen har i sin tur rapporterat till politiken. För att säkerställa en hög delaktighet utsågs Kommunstyrelsens Utvecklingsutskott först till politisk referensgrupp och därefter till politisk ledningsgrupp för byggprojektet. Deras uppdrag var att följa arbetet nära och hantera principiella frågor som rörde bland annat gestaltning och detaljplan. Erfarenheterna visar dock att upplägget med flera politiska grupper gjorde beslutsvägarna otydliga. Lärdomen är att framtida projekt behöver en enklare och tydligare modell för politisk styrning, där rapporteringen sker genom en och samma kanal.
Projektet har även varit starkt knutet till Kommunledningsgruppen, där förvaltningschefer och vissa nyckelfunktioner varit representerade. Det gav möjlighet till regelbundna uppdateringar om projektet och ett smidigt sätt att förankra förändringar i organisationen, inte minst kring bytet till aktivitetsbaserat arbetssätt.
Byggprojektet har drivits i partnering (även kallad samverkansentreprenad). Det är en arbetsform där kommunen och entreprenör samarbetade nära från projektering till färdigställande. Arbetet delades upp i två faser: i den första planerades och projekterades projektet tillsammans med entreprenören. I fas två tecknades kontrakt för byggnationen. Samarbetet med entreprenörerna har präglats av tät dialog, där frågor och problem löstes gemensamt under byggtiden och entreprenören fick tidig insyn i projektets mål. Det bidrog till transparens, korta beslutsvägar och en byggnad som bättre möter verksamheternas behov.
Projektet har arbetat med en hög nivå av transparens och delaktighet. Det har funnits referensgrupper med medarbetare kopplat till byggprojektet, IT-projekten och projektet aktivitetsbaserat arbetssätt. Det har gjort att medarbetarna har hög acceptans för de lösningar som tagits fram och att det finns en tydlig koppling mellan arbetssättet och utformningen av lokalerna.
Det drar vi lärdomar av
Rapporten lyfter flera viktiga lärdomar som kommunen tar med sig till framtida projekt:
Tydligare modell för den politiska styrningen: Framtida projekt behöver en enklare och tydligare modell för politisk styrning, där rapporteringen sker genom en och samma kanal.
Återbruk är möjligt – men kräver extra planering. Att återanvända möbler kan spara pengar och miljö, men tar mer tid och resurser än att köpa nytt.
Konstprocessen behöver komma in tidigt. I Framtidens kommunhus kom arbetet med konstnärlig gestaltning in sent. Lärdomen är att konst- och byggprocessen måste samordnas redan från början för att konsten bättre ska kunna integreras med arkitekturen.
Separat byggledare krävs i stora projekt. Belastningen på byggprojektledaren blev för hög när denne även var byggledare. Det gjorde att samordningen tidvis brast. Lärdomen är att större projekt alltid bör ha en separat byggledare.
Flytt är ett eget projekt. Att flytta många medarbetare på kort tid, med nytt arbetssätt och återbruk av möbler, var en komplex logistikuppgift. Lärdomen är att stora omflyttningar kräver egen projektledning och tillräckliga resurser.
Tydliga beslut tidigt minskar risk för fördyrningar. Sena ändringar kostar både tid och pengar.
Delaktiga chefer och medarbetare är avgörande. För att en förändring ska bli verklighet och fungera i vardagen måste ledarskap, kommunikation och dialog prioriteras. Tillexempel genom referensgrupper.
Sidan uppdaterad 2025-09-09
Kontakt
För mer information är du välkommen att vända dig till kommunens kundcenter som besvarar din fråga eller hjälper dig vidare.
Lyssna
