Handbok för förtroendevalda

Sammanträdesdatum beslutas av respektive nämnd inför varje nytt år. Sammanträden ska också hållas om minst en tredjedel av ledamöterna begär det eller om ordföranden anser att det behövs (kommunallagen 6:23).

Sammanträdestider

Det är ordföranden som ansvarar för kallelsen och för att de ärenden som ska be­hand­las under sammanträdet är beredda. Innan kallelsen skickas ut beslutar nämndens pres­i­dium vilka ärenden som ska tas upp på dagordningen.

Samtliga kallelser och underlag till ärenden hanteras digitalt i kommunen. Det innebär att du behöver en dator eller pekplatta för att kunna ta del av alla handlingar. Kom­mun­en tillhandahåller pekplattor till samtliga ledamöter och ersättare i nämnder, styrelse och kommunfullmäktige. Pekplattan kvitterar du ut från kommunens IT-enhet. Ditt ansvar för pekplattan regleras i det låneavtal som du skriver under när du hämtar ut den.

När en ny kallelse läggs ut skickas också ett e-postmeddelande till din ostersund.se-adress. Till nämnderna skickas kallelsen ut senast fyra dagar före sammanträdet, och till Kommunfullmäktige skickas kallelsen minst en vecka före sammanträdet (kommunallagen 5:15).

Ibland händer det att inte alla underlag finns färdiga när kallelsen skickas ut och då kan de skickas ut senare. Men om underlagen inte är färdiga före sammanträdesdagen kan de komma att presenteras direkt på sammanträdet.

Från och med hösten 2019 kommer kallelser och handlingar till sammanträden finnas i sammanträdesapplikationen ”Assistenten”. För att ha åtkomst till ”Assistenten”, behöver du en ostersund.se-adress som du också får av IT-enheten.

Utgångspunkten i kommunallagen är att nämndernas/styrelsens möten är stängda, medan Kommunfullmäktiges möten är öppna för allmänheten (kommunallagen 5:42, 6:25). Kommunfullmäktige i Östersunds kommun har beslutat att nämnderna får ha öppna sammanträden, vilket innebär att nämnderna själva beslutar om detta. Det gäller dock inte ärenden som avser myndighetsutövning eller där det finns sekretess.

Att sammanträdet är öppet innebär att allmänheten har rätt att vara i samman­trädes­lokalen och lyssna. De har inte någon yttranderätt. Om dagordningen innehåller ärendet ”Allmänhetens frågestund” finns det däremot möjlighet för allmänheten att yttra sig under den punkten.

Om du som ledamot har förhinder att delta på ett sammanträde ska du kalla en ersättare.

Ordning för inkallande av ersättare, beslutad av Kommunfullmäktige 2022-11-24.

Ersättarna är inte personliga utan kallas in efter den ordning som de har blivit valda som ersättare. Finns inte ersättare inom den egna gruppen av partier tillgängliga kallas ersättare från den andra gruppen av partier, efter den ordning som de har blivit valda som ersättare.

En förtroendevald som avbryter sin tjänstgöring under pågående sammanträde, av annan anledning än jäv, får inte återgå att tjänstgöra om inte ersättarens inträde påverkat styrkebalansen mellan partierna/blocken. Det är viktigt att du säger till ordföranden om du avbryter din tjänstgöring, exempelvis om du går tidigt från ett sammanträde.

Närvarorätt

Nämnden/styrelsen kan, med enkel majoritet, besluta om närvarorätt vid sina samman­träden för personer som räknas upp i kommunallagen, som till exempel tjänstepersoner, andra förtroendevalda eller särskilt sakkunniga.

Kommunalråden har rätt att närvara vid sammanträden med kommunens övriga nämnder och delta i överläggningarna, men inte i besluten. Närvarorätten gäller inte ärenden som rör myndighetsutövning mot någon enskild eller ärenden som innehåller sekretesskyddade uppgifter.

Personalföreträdare har i vissa fall rätt att närvara vid nämndens/styrelsens samman­träden (kommunallagen 7:10-19). Närvarorätten gäller ärenden som rör förhållandet mellan kommunen som arbetsgivare och dess arbetstagare.

Se respektive nämnds/styrelses reglemente för mer information om närvarorätt

Ärenden som ska behandlas under sammanträdet finns i kallelsens dagordning. Dag­ord­ningen innehåller ofta många olika typer av ärenden.

Exempel på ärenden:

• Ärenden som ska beslutas av nämnden/styrelsen i sin helhet
• Yttranden till en annan nämnd/Kommunstyrelsen/Kommunfullmäktige
• Svar på revisionsrapporter
• Svar på remisser
• Valärenden

När ordföranden öppnat mötet meddelar hen eventuella förslag på ändringar i dagordningen och frågar om dagordningen kan fastställas.

I egenskap av ansvarig för föredragningslistan har ordföranden rätt att anmäla extra ärenden. Övriga ledamöter kan också initiera extra ärenden (se rubrik om ledamöters initiativrätt).

När du tjänstgör på ett nämndsammanträde har du rätt att väcka ärenden som inte finns med på dagordningen (gäller inte Kommunfullmäktige där det finns bered­nings­krav) (kommunallagen 4:20). Det kan du göra när som helst, antingen före mötet via till exempel e-post till ordföranden och/eller nämndsekreteraren, eller under mötets gång genom att säga att du vill att nämnden/styrelsen ska behandla ärendet.

Det är nämnden som beslutar om ett initiativärende ska avgöras direkt, bordläggas för att avgöras senare eller beredas av förvaltningen innan ärendet avgörs.

Det är eftersträvansvärt att de ärenden som finns på dagordningen och ska behandlas under ett sammanträde har beretts av förvaltningen. På så vis har nämnden har ett underlag till ärendet med utredning, konsekvensbedömning och förslag till beslut att ta ställning till utifrån förvaltningens expertis. Förvaltningens förslag till beslut har då också diskuterats i tjänste- och presidieberedning, och i vissa fall även vid förvaltningens samverkansgrupp som består av personalföreträdare.

Ledamöter och tjänstgörande ersättare i Kommunfullmäktige kan initiera ärenden genom att skriva motioner (kommunallagen 4:19, 5:22) och ställa interpellationer och frågor (kommunallagen 4:19, 5:59-64).
• Motion - ett ärende med förslag på beslut som ledamot/tjänstgörande ersättare lämnar till kommunfullmäktige. Motionen ska sedan beredas och slutligen beslutas av kommunfullmäktige.
• Interpellation - en fråga som är mer omfattande och kan leda till debatt. Interpellationen ska besvaras skriftligt av en ansvarig politiker, ofta ordföranden i en nämnd. Samtliga tjänstgörande ledamöter/ersättare har rätt att delta i interpellationsdebatten. En interpellation bör handla om angelägenheter av större intresse för kommunen.
• Fråga - en öppen fråga, med ett bestämt innehåll, ställs till en annan ledamot där bara de två får ingå i debatten. Frågan ska röra ärenden som fullmäktige, kommunstyrelsen eller någon annan nämnd har ansvar för.

Som förtroendevald i en nämnd/styrelse har du rätt att yttra dig under sammanträdet, oavsett om du tjänstgör eller inte. Du yttrar dig genom att påkalla ordförandens uppmärksamhet genom att sträcka upp handen för att visa att du begär ordet.

Ordföranden håller reda på talarordningen bland dem som önskar yttra sig. Närvarande tjänstemän kan på begäran yttra sig i sakärenden eller kring frågor om juridiken kring sammanträdet.

Till varje ärende bör det finnas ett förslag till beslut från förvaltningen/utskottet/annan nämnd.

När ärendet har föredragits och ordföranden har lämnat ordet fritt kan du som tjänstgör föreslå att nämnden ska besluta om att bifalla eller avslå förvaltningens förslag, eller ändra något/göra ett tillägg till förslaget. Du kan också lägga helt egna yrkanden eller biträda (stödja) någon annans yrkande.

Egna yrkanden ska också lämnas in skriftligt till nämndsekreteraren och ordförande (gärna via mejl). Detta för att säkerställa att de blir korrekt återgivna när ordföranden räknar upp förslagen till beslut, och för att de ska återges rätt i protokollet.

Yrkanden kan delas in i två huvudkategorier: formella yrkanden och sakyrkanden.

Återremiss betyder att ärendet skickas tillbaka till beredande organ för att till exempel tillföra beslutsunderlaget något.

Om du som ledamot eller tjänstgörande ersättare anser att beslutsunderlaget inte är tillräckligt utrett eller belyst, kan du yrka att ärendet ska återremitteras.

Yrkar du återremiss i fullmäktige ska du enligt kommunallagen motivera varför.

För återremiss i styrelse eller nämnd finns inget lagkrav gällande motivering, men för att förvaltningen ska veta vad som ska utredas vidare är det bra om syftet med återremissen framgår.

I styrelsen och nämnderna krävs alltid majoritetsbeslut för återremiss.

Minoritetsåterremiss - gäller enbart i Kommunfullmäktige

I fullmäktige kan ett ärende återremitteras om återremissyrkandet stödjs av minst en tredjedel av ledamöterna, alltså en minoritet. Ett ärende kan dock enbart återremitteras (eller bordläggas) en gång med stöd av minoritetsreglerna.

Om det finns tre eller flera sakyrkanden prövar ordförande yrkandena var för sig, och de som tjänstgör svarar ja på det förslag de röstar för. Ordförande meddelar då vilket av yrkandena hen uppfattar har vunnit och klubbar det som beslut. Detta kallas för beslut genom acklamation. Men innan ordförande klubbar beslutet har du som tjänstgörande rätt att begära omröstning vilket då ska genomföras.

Observera att i beslut gällande personval är omröstningen sluten och då syns det inte hur var och en har röstat.

Vid en omröstning avgörs ärenden genom enkel majoritet. Det yrkandet som har fått mer än hälften av det totala antalet röster vinner. Undantag är minoritetsåterremiss och minoritetsbordläggning. Det gäller endast i Kommunfullmäktige (gäller ej valärenden) och innebär att ett ärende ska återremitteras/bordläggas om minst en tredjedel av de tjänstgörande begär det (kommunallagen 5:50).

Om du deltagit i ett beslut (eller inledande del av ett beslut) har du möjlighet att reservera dig mot beslutet och få det antecknat i protokollet (kommunallagen 4:27). Du behöver inte ha yrkat på något annat förslag till beslut för att få reservera dig.

Reservationen måste anmälas till ordföranden innan mötet avslutats. Du har också möjlighet att lämna en skriftlig reservation som skrivs in i protokollet. Alternativt läggs reservationen som en bilaga till protokollet. En skriftlig reservation måste lämnas till sekreteraren innan protokollet justeras.

När du tjänstgör kan du välja att inte delta i beslut, om inte ärendet gäller myndig­hets­utövning mot enskild (då måste du delta). Du behöver dock inte rösta för mer än ett förslag i ett ärende. Ordföranden kan inte heller avstå från att delta i ett beslut om ordförandens röst krävs för att avgöra ärendet (kommunallagen 4:25-26). Om du inte vill delta i ett beslut måste du anmäla det till ordföranden innan beslutet fattas.

Du har rätt att lämna protokollsanteckningar i samband med att ärenden behandlas. De gäller även ersättare som inte tjänstgör. Anteckningen ska lämnas till nämnd­sekreter­aren innan protokollet justeras.

Exempel på ett beslut med en protokollsanteckning:

Som förtroendevald får du inte delta i handläggning av ärenden där du är jävig. Att vara jävig i ett ärende innebär att du har ett eget intresse i ärendet som kan påverka ditt ställningstagande. Jävsreglerna gäller för all handläggning av ärenden i nämnd, alltså för utredning, beredning, föredragning och beslutsfattande. Jävsreglerna finns till för att garantera beslutens objektivitet och opartiskhet samt allas likhet inför lagen.

En förtroendevald är jävig i ärenden där:

• Saken personligen berör den förtroendevalda, den förtroendevaldas partner, förälder, barn, syskon eller annan närstående.
  Exempel: den förtroendevalda är part i ärendet, eller den förtroendevaldas partner äger ett företag som nämnden anlitar i något uppdrag (sakägar- och släktskapsjäv).
  
  
• Den förtroendevalda eller någon närstående är ställföreträdare för den som saken angår, eller för någon som kan ha synnerligen nytta eller skada av ärendets utgång.
  Exempel: Den förtroendevalda är firmatecknare för ett bolag/en förening som direkt berörs av ärendet (ställföreträdarjäv).
  
  
• Den förtroendevalda har fört talan som ombud eller mot ersättning biträtt någon i saken (ombuds-/biträdesjäv).
  
  
• Ärendet handlar om tillsyn över kommunal verksamhet som den förtroendevalda är knuten till – drift och tillsyn får alltså inte utföras av samma personer (tillsynsjäv).
  
  
• Ärendet rör andra omständigheter som kan rubba förtroendet för den förtroende­valdas opartiskhet i ärendet.
  Exempel: Förtroendevalds vänskap/ovänskap med bygglovssökande (delikatess­jäv).

Det är i första hand du själv som ska meddela ordföranden att du är jävig i ärendet. I annat fall kan nämnden/styrelsen avgöra frågan om jäv genom majoritetsbeslut. Om sammanträdet sker bakom stängda dörrar ska du lämna lokalen. Är sammanträdet öppet bör du lämna din plats och därigenom tydligt markera att du inte deltar i handläggningen och beslutet.

En förtroendevald som avbryter sin tjänstgöring på grund av jäv får återinträda i tjänst när ärendet är klart. Om en ersättare finns på plats träder den in och tjänstgör i ärendet.

Observera att jäv inte föreligger exempelvis om:

• den förtroendevalda har beslutat om ett förslag till beslut i en beredande nämnd
• en taxa som ska beslutas berör den förtroendevalda själv
• generella bidragsregler beslutas där den förtroendevalda är berörda genom att också vara ledamot i en förening

Vid tveksamheter bör dock jävet beaktas.

När du deltar i sammanträden och förrättningar har du rätt till arvode och ersättning för kostnader i samband med mötet, till exempel ersättning för förlorad arbetsinkomst, resor, barntillsyn med mera. För att dessa arvoden och ersättningar ska kunna betalas ut behöver du årligen lämna ett intyg från din arbetsgivare på ditt inkomstbortfall. Dess­utom behöver du lämna en arvodesblankett vid varje sammanträde. Där fyller du i de kostnader som du begär ersättning för.

Även om du deltar som en icke tjänstgörande ersättare har du rätt till arvode och ekonomisk ersättning.

• Rapportera arvoden och ersättning (e-tjänst)
• Arvodesbestämmelser för förtroendevalda
• Intyg om förlorad arbetsinkomst (blankett)
• Konto för löneinsättning

Varje nämnd har delegationsbestämmelser som nämnden själv har fastställt. Där anges vilka funktioner i förvaltningen och/eller ledamöter i nämnden som har rätt att fatta beslut i nämndens ställe i olika ärenden. Dessa beslut anmäls under en ärendepunkt på närmast efterföljande nämndsammanträde (kommunallagen 6:37, 6:40).

Nämnden kan inte häva ett beslut som har fattats med delegation. Nämnden kan däremot fatta ett nytt beslut och/eller återta delegationen för den typen av beslut.

Om du vill sluta ditt politiska uppdrag meddelar du detta i vår e-tjänst Politiska uppdrag för förtroendevalda. Där får du uppge vilka uppdrag du avsäger dig ifrån. Du behöver också meddela din gruppledare om att du avser att sluta.

Din avsägelse behandlas på nästkommande sammanträde i Kommun­fullmäktige. Om avsägelsen gäller uppdrag i Kommunfullmäktige skickas beslutet till Länsstyrelsen som gör en ny röstsammanräkning och meddelar kommunen vem som träder in i ditt ställe. För övriga uppdrag är det Kommunfullmäktige som utser nya ledamöter/ersättare.

Stödfunktioner

Nämnd- och kommunsekreterare

Förtroendevalda ska kunna känna sig trygga i sitt beslutsfattande och inte riskera att bli utsatta för någon typ av otillåten påverkan, till exempel trakasserier, hot, hat eller våld. Om det ändå sker, ska kommunen hjälpa och stödja den som blivit utsatt.

Östersunds kommun har tagit fram en rutin som ska utgöra ett stöd och en vägledning för våra förtroendevalda i syfte att öka tryggheten vid utförandet av offentliga förtroendeuppdrag.

Rutin vid hot, hat och våld mot förtroendevalda Pdf, 338.8 kB.